管理者系列文章終於來到大家最期待的：製作報告！Salesforce 強大的報告功能，解決了企業在資料分析時遇到的種種困難。透過直覺的拖拉式工具，資料分析不再耗時費力，且能直接連結資料庫即時呈現最新數據，倍增企業運營效率。
製作 Salesforce 報告其實非常直覺，只要掌握以下四個步驟，就能輕鬆從不同維度洞察客戶關係管理（CRM）的價值：
第一步：選擇報告類型（Report Type）
報告類型指的是這份報告的資料來源。
Salesforce 以「物件」為群組管理「欄位」資料（回顧新增欄位與關聯物件），選擇報告類型就是在告訴 Salesforce，這份報告想要分析什麼、要選擇哪些物件作為資料來源，這一步決定了報告涵蓋哪些欄位以及可篩選的條件。系統有已經預設好的報吿類型，例如客戶、客戶與行銷活動關聯、機會、機會與產品關聯、案件歷程…等。若系統預設的報告類型都不符需求，系統管理員也可以自己定義報吿類型。
以製作「未來 30 天將成交的機會 Pipeline」報告為例，首先選擇「機會」報告類型，系統便會自動抓取所有與機會物件相關的欄位。若預設類型不符需求，管理員也可以自訂報告類型。
選擇「機會」的報告類型
第二步：選擇需要的欄位與顯示樣式
進入編輯畫面後，左側為工作區，右側為預覽區。在「大綱」頁籤中，您可以直接拖拉欄位至「資料欄位」中。例如：銷售機會名稱、客戶名稱、階段、金額等。
在這份「未來 30 天將成交的機會 Pipeline」報告中，為了幫助業務經理一眼就了解整體的案件進展，表格的每一列都是一筆銷售機會記錄，每一欄則是關於這筆銷售機會記錄的不同資訊：銷售機會的名稱、客戶是誰、目前進行到哪個階段、金額是多少…等等。
選取拖拉需要顯示的欄位至「資料欄位」中
此外，您可以根據需求調整報告樣式：
- 摘要型報告（Summary Report）： 將欄位（如「階段」）拖至「群組資料列」，資料會依分類加總。
- 矩陣型報告（Matrix Report）： 同時將欄位拖至「群組資料列」與「群組資料欄」（如「機會擁有者」），形成交叉統計表格。
第三步：設定篩選條件（Filters）
點擊「篩選」頁籤建立規則，過濾掉不需要的資料。Salesforce 提供強大的「相對日期範圍」功能，如：未來 30 天、目前會計年度等，讓報表能即時顯示最新數據，無需手動調整日期。
篩選「機會結束日期」為「未來30天」
進階功能：交叉篩選（Cross Filter）
Salesforce 報告裡可用來篩選的強大進階功能「交叉篩選（Cross Filter）」，能利用相關子物件裡面的條件，進一步跨物件篩選出所需要的數據。例如下圖使用交叉篩選功能，對「未來30天將成交的機會 pipeline 」報告進一步篩出「未曾有任何業務活動紀錄」的銷售機會，如此一來，業務主管便能清楚檢視未來三個月應成交的機會中，是否有潛在的風險。
第四步：設定圖表呈現與訂閱
如同 Excel 可將資料表以圓餅圖或柱狀圖等圖表呈現，Salesforce 的報告也可以透過圖表將數據可視化展現。摘要型或矩陣型的報告在編輯模式的預覽區上方點擊「新增圖表」，即能簡單繪製統計圖。不同於 Excel，Salesforce 報告內的圖表是動態的，隨著資料異動而即時更新，再搭配相對時間範圍的篩選原則，便能持續帶給使用者最新、最即時的數據呈現。
點擊新增圖表，繪製統計圖
報告製作完成後，請記得一定要在右側預覽區上面點擊「儲存並執行」，把辛苦製作的報告儲存起來並呈現完整報告的樣貌。由於報告是以文件夾做歸納，可藉由文件夾的權限設定，選擇唯讀或是可編輯的方式與其他使用者共享資料夾內的報告。另外，若想讓系統定期將最新報告寄給相關的人員， Salesforce 報告還提供訂閱報告的功能（按鈕如下圖），幫助你的團隊更主動即時地收到最新的數據。
於該報告索引標籤中，點擊下拉箭頭，選擇訂閱
照著此篇步驟，熟記四大原則：
- 了解製作報告的目的及需求 → Step1 選擇報告類型
- 確認重點資料欄位 → Step2 選擇需要的欄位
- 清楚界定資料範圍 → Step3 設定篩選條件
- 讓報告更一目瞭然 → Step4 設定圖表呈現
相信大家一定可以駕輕就熟，在 Salesforce 系統裡建立提高執行效率、幫助決策洞察的即時資料報告。
天新資訊自 2006 年起便深耕 CRM 領域，是台灣首間 Salesforce Partner，從早期的 Classic 版本一路進階到最新的 Lightning Experience，累積豐富的 Salesforce 導入與顧問經驗。我們發現 Salesforce 的中文教學資源相對匱乏，因此決定將這些實戰知識轉化為系列教學，幫助台灣的 Salesforce 使用者與管理員一步步建立專屬的 CRM 藍圖。
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