Salesforce提供了彈性的使用者權限設定方式可以符合各種規模、組織架構的企業，確保企業在安全性和便利性之間取得平衡，而這些設定也同步反映在Salesforce提供的免費行動App上。
Salesforce教學：管理者系列 #01 新增使用者與角色權限 #02 新增欄位、新增物件與調整版面 #03 將外部資料匯入Salesforce #04 製作Salesforce報告
天新資訊從2006年就已經開始使用Salesforce，從最起先的Salesforce Classic版本，一路學到最新Lightning版本的介面與設定，其中也輔導台灣300多家企業導入Salesforce並解決各種使用問題，在這15年學習使用的過程中，沒有很多Salesforce的中文教學文章可以供我們學習，所以我們心想何不藉由自己的知識與經驗，幫助更多台灣的Salesforce同好們，開始一步步建立自己的CRM。
由於Salesforce 平台訂製化彈性夠且包含嚴謹的權限控管，屬於企業用SaaS服務，所以不像是消費性App，自己摸兩下就有辦法用的很好，接下來的內容會將一些跟基礎設定有關的眉角拆解成一系列幾篇文章來講。
當你購買Salesforce之後，假若你的公司買了10張授權，你就可以新增10位啟用的使用者，如果其中一位使用者離職，就可以把他的授權停用，再新增一位使用者然後把授權指派給他。
所以，當你想新增使用者，請以管理員（Administrator）的身份登入後，在畫面的右上角有顆齒輪，點入後會進到設定的介面，然後在左邊快速搜尋框中輸入「使用者」，點入「使用者」後，按新增按鈕，就可以開始新增你的使用者。
那麼在這個地方，你可以做哪些事呢？
一、 新增或編輯使用者
二、 重設使用者密碼
三、 指派使用者角色與權限
一、新增使用者
新增使用者時，電子郵件的位置請填系統要寄給你的通知信，使用者名稱是登入的帳號名稱，是全球唯一不能重複的，然後在使用者授權的地方選擇這個用戶要被賦予的授權，接下來系統就會寄送帳號啟用電子郵件給該使用者，使用者點電子郵件中的連結設定新密碼即可開始使用。
二、重設使用者密碼
當使用者忘記密碼的時候，管理者還是有需要學會在哪邊重設。一樣到設定的介面，然後在左邊快速搜尋框中輸入「使用者」，點入「使用者」後，將要重設密碼的使用者勾選起來，再按上方的「重設密碼」，系統就會寄密碼重設的電子郵件給該使用者重新設定自己的新密碼。
三、指派使用者權限
將使用者新增完成後，你就要設定誰能夠使用哪些功能？誰能看到哪些資料？誰能夠對記錄編輯或刪除？
首先，Salesforce提供使用者角色階層（Role Hierarchy）的權限控管方式，可與共用設定搭配使用，來決定使用者所擁有對於你 Salesforce 組織資料的存取層級。這類情境如圖四的例子來說： 硬體部副總裁看得到該部門業務代表的客戶資料，但硬體部無法看到軟體部或網路部的客戶資料，但執行長看得到三個部門的客戶資料。
另外，你可以到「共用設定」的地方，指定哪些用戶可以瀏覽/編輯/刪除應用程式裡的哪些資料，接著如果預設值有不符合需求的部分，例如：原本全公司只有A部門能讀取與編輯商機，現在B部門的人也希望能夠讀取與編輯，那麼你就可以在共用設定裡，新增其他例外的共用規則。
除了共用設定，如果你是要控管誰能看到什麼資料，Salesforce提供四種層級的權限控管，依序分別是：組織層級（Organization-Wide）、物件層級（Object-Level Security）、記錄層級（Record-Level Security）、欄位層級（Field-Level Security），可快速將不同的權限集分配給不同的用戶，這樣你可以同時確保資料安全性的同時也考量到使用便利性。
但在這個權限控管的架構下， 還是可以有修改的彈性，例如：Ａ業務代表雖然是某甲客戶的擁有者，而B業務代表雖然看不到甲客戶的資料，但當Ａ業務代表與Ｂ業務代表同時要合作經營甲客戶時，就可以透過「帳戶小組」將Ｂ業務代表加入帳戶小組，Ｂ業務代表就能看到甲客戶的資料。
從上述，可以看出因為Salesforce提供了彈性的使用者權限設定方式可以符合各種規模、組織架構的企業，確保企業在安全性和便利性之間取得平衡，而這些設定也同步反映在Salesforce提供的免費行動App上。
下一篇 我們將跟大家分享 版面設定與新增欄位。
